לפני שמתחילים
- צריך מספר טלפון של העסק ב-WingUp (ערוצים ← טלפון).
- קבלת פקסים פועלת בכל מספר מההתחלה. אין צורך להגדיר שום דבר.
- הפריט פקסים מופיע בתפריט אחרי שהפקס הראשון הגיע או נשלח. עד אז פותחים אותו מ-ערוצים ← טלפון ← פקסים במספר שלכם ← לפקסים.
לקבל פקס
1
השולח שולח פקס למספר של העסק
הסוכן עונה. מכשיר פקס משמיע צליל בתחילת השיחה. WingUp מזהה אותו תוך כמה שניות ומעביר את השיחה לקבלת הפקס.
הסוכן לא מדבר עם המכשיר.
2
הפקס מגיע למסך פקסים
נכנסים ל-פקסים ← התקבלו. ליד כל פקס רואים מי שלח אותו (או מספר חסוי), מתי, וכמה עמודים יש בו. לוחצים
לפתוח את הפקס כדי לראות את ה-PDF.
3
מסמנים שטופל
פקס חדש מסומן חדש, והתפריט סופר את הפקסים שעוד לא טופלו. כשמישהו טיפל בו, לוחצים לסמן שטופל. הכפתור
רק מה שלא טופל מציג רק את הפקסים שעוד מחכים.
WingUp מקשיב לצליל הפקס ב-30 השניות הראשונות של השיחה. מכשיר פקס שמתחיל לשלוח מאוחר יותר לא יזוהה. אפשר לבקש
מהשולח לשלוח שוב.
לשלוח פקס
1
פותחים את חלון השליחה
נכנסים ל-פקסים ולוחצים שליחת פקס.
2
ממלאים
מקלידים את מספר הפקס (לדוגמה 03-1234567). אם יש לעסק יותר ממספר אחד, בוחרים אותו ב-לשלוח מהמספר.
מוסיפים את המסמך (PDF): קובץ PDF עד 10MB. נשלחים 50 העמודים הראשונים. אפשר להוסיף כמה מילים על מה זה.
3
שולחים
לוחצים לשלוח את הפקס. הפקס מופיע ב-פקסים ← נשלחו עם המצב שלו: ממתין לשליחה, בשליחה, נשלח
או לא עבר.
נייר המכתבים לפקס
פקסים שהמערכת שולחת בשמכם (מאוטומציות או מוינגי) יוצאים עם נייר המכתבים שלכם. מגדירים אותו ב-ערוצים ← טלפון ← נייר מכתבים לפקס:- העלאת נייר מכתבים: קובץ PDF, PNG או JPEG עד 5MB. עמוד ביחס של A4 נראה הכי טוב.
- בלי נייר משלכם, הנייר אוטומטי: הלוגו, שם העסק, הטלפון והכתובת בראש העמוד הראשון, מפרטי העסק.
- אפשר להחליף או להסיר אותו בכל זמן. אחרי שמסירים, הפקסים יוצאים עם הנייר האוטומטי.
לכבות פקסים במספר
נכנסים ל-ערוצים ← טלפון ← פקסים במספר שלכם ומכבים את לקבל פקסים במספר הזה. מעכשיו, מכשיר פקס שמתקשר למספר הזה יגיע רק לסוכן, והפקס שלו לא יתקבל. מדליקים שוב באותה דרך. לכל מספר יש מתג משלו. שליחת פקסים לא מושפעת מזה.אוטומציות עם פקסים
אוטומציה יכולה להתחיל כשמגיע פקס (הגיע פקס) ולפעול עליו. לדוגמה:- לקרוא את הפקס ולהוסיף את הבקשה לטבלה, או לפתוח משימה לצוות;
- לשמור את הפקס אצל הלקוח ששלח אותו;
- לכתוב תשובה כמכתב על נייר המכתבים (מכתב על נייר המכתבים) ולשלוח אותה בחזרה (שליחת פקס), ואז לחכות שהפקס יישלח או ייכשל, ולהודיע למישהו אם הוא לא עבר.
מי רואה ומה עושה
- כל מי שרואה שיחות רואה את הפקסים ופותח אותם.
- בעל העסק ואנשי הצוות שולחים פקסים, מנסים שוב ומסמנים פקסים שטופלו.
- רק בעל העסק מדליק או מכבה קבלת פקסים ומגדיר את נייר המכתבים.
- כשיש סניפים או מחלקות, פקס שייך ליחידה שהמספר מגיע אליה. כל אחד רואה רק את הפקסים של היחידה שלו, כפי שהוגדר ב-מבנה הארגון.
מה WingUp רואה ועושה
- WingUp שומר כל פקס שהגיע וכל פקס ששלחתם: ה-PDF, המספרים, השעה, מספר העמודים, השם שמכשיר השולח נתן לעצמו, והמצב. ה-PDF נשמר עם הקבצים של העסק.
- פקס שהגיע נוסף לציר הזמן של איש הקשר עם המספר של השולח (איש קשר חדש נוצר כשאין, כמו בשיחה). פקס ששלחתם ועבר נוסף לציר הזמן של הנמען.
- WingUp שולח פקס רק כששלחתם אותו, או כשאוטומציה שולחת אותו (אחרי האישור שהיא צריכה).
- כל ניסיון לשלוח פקס שהצד השני ענה לו נספר כזמן שיחה יוצאת.